Ngày 06/12/2021, Chính phủ đã ban hành Nghị định 107/2021/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC).

Theo quy định mới, ngoài việc thực hiện các quy định trong tiếp nhận, giải quyết TTHC tại Điều 17, Điều 18, Điều 19 và Điều 20 Nghị định 61/2018/NĐ-CP, Nghị định 107/2021/NĐ-CP đã bổ sung thêm nhiệm vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC với cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận một cửa. Cụ thể:

1. Tiếp nhận hồ sơ TTHC

- Kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân, tổ chức ;

- Thực hiện kiểm tra dữ liệu điện tử của các thành phần hồ sơ TTHC;

- Đối với thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết TTHC hoặc phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành mà chưa có dữ liệu điện tử, cán bộ một cửa thực hiện sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu và chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác của các nội dung theo bản giấy. Ký số vào tài liệu đã được số hóa theo quy định trước khi chuyển hồ sơ đến cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết. Đối với các thành phần hồ sơ chưa có dữ liệu điện tử còn lại, theo yêu cầu quản lý, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (đối với trường hợp cơ quan thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định tại khoản 5 Điều 2 Nghị định 61/2018/NĐ-CP) quyết định việc tổ chức thực hiện số hóa đối với TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc tổ chức thực hiện số hóa đối với TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

2. Giải quyết TTHC

- Kiểm tra thông tin trên tài liệu điện tử mà Bộ phận Một cửa chuyển đến và cập nhật thông tin, dữ liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, ký số của cơ quan, tổ chức vào bản sao y đối với thành phần hồ sơ phải số hóa thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị.

Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải có tối thiểu các trường thông tin: Mã loại giấy tờ; số định danh của tổ chức, cá nhân, trường hợp cá nhân không có số định danh cá nhân thì phải bổ sung họ tên, năm sinh, ngày cấp, cơ quan cấp; tên giấy tờ; trích yếu nội dung chính của giấy tờ; thời hạn có hiệu lực; phạm vi có hiệu lực (nếu có). Các thông tin, dữ liệu khác được thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

- Trường hợp phải thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến các cơ quan liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ, kết quả thẩm tra, xác minh và kết quả trả lời của cơ quan liên quan phải được số hóa theo dữ liệu điện tử để lưu vào hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Kết quả giải quyết TTHC trình cấp có thẩm quyền ký số, phát hành theo quy định pháp luật về công tác văn thư để trả bản giấy và bản điện tử cho tổ chức, cá nhân, trừ trường hợp TTHC chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử hoặc tổ chức, cá nhân đề nghị chỉ cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử.

Khi có kết quả giải quyết TTHC thành công, các hồ sơ, giấy tờ được số hóa, có giá trị pháp lý trong quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC thì được sử dụng trong thực hiện các TTHC khác của tổ chức, cá nhân.

3. Trả kết quả giải quyết TTHC

- Kết quả giải quyết TTHC điện tử được gắn mã số giấy tờ và lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho dữ liệu hồ sơ TTHC của Hệ thống giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh. Mã số giấy tờ gồm hai thành phần là mã số định danh của cá nhân, tổ chức và mã loại giấy tờ, trong đó mã loại giấy tờ đối với kết quả giải quyết TTHC được thống nhất sử dụng theo mã loại kết quả giải quyết TTHC trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC.

- Kết quả giải quyết TTHC điện tử được trả cho tổ chức, cá nhân trên cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh, trừ trường hợp thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật chuyên ngành phải có mặt để trực tiếp nhận kết quả.

- Kết quả giải quyết TTHC bằng bản giấy được trả theo quy định, trừ trường hợp thủ tục hành chính chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử cho tổ chức, cá nhân.

4. Lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử

- Thời hạn bảo quản hồ sơ TTHC điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành.

- Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được lưu trữ điện tử và do cơ quan có thẩm quyền giải quyết quản lý trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh.”.

Việc thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/6/2022 đối với TTHC thuộc phạm vi tiếp nhận của Bộ phận Một cửa cấp bộ, cấp tỉnh; từ ngày 01/12/2022 đối với TTHC thuộc phạm vi tiếp nhận của Bộ phận Một cửa cấp huyện và từ ngày 01/6/2023 đối với TTHC thuộc phạm vi tiếp nhận của Bộ phận Một cửa cấp xã.

- Việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết sang dạng điện tử sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, công khai, minh bạch; tăng cường sự kết nối, chia sẻ, liên thông dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước; giảm chi phí, thời gian, nhân lực cho công tác in ấn ban hành, lưu trữ văn bản; công tác truy xuất để khai thác sử dụng cũng sẽ nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.

Về phía người dân thì có thể hoàn thiện hồ sơ một cách nhanh chóng, thuận lợi, giảm chi phí thông qua việc khai thác kho dữ liệu điện tử; khai thác và sử dụng đầy đủ các tiện ích của dịch vụ công trực tuyến, giao dịch thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Từ đó, giảm chi phí, thời gian, nâng cao sự hài lòng của công dân.

Mục tiêu của việc làm này là dần tiến tới tất cả các TTHC đều được số hóa, tạo tiện ích cho người dân, DN cũng như cơ quan hành chính nhà nước, giúp tiết kiệm chi phí. Đồng thời, nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, góp phần hình thành công dân số, DN số trong xây dựng Chính phủ số, nền kinh tế số, xã hội số, góp phần bảo đảm điều kiện cơ bản cho xây dựng Chính quyền điện tử .

Đây được coi là bước đột phá trong việc tiếp nhận, giải quyết TTHC một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại theo hướng không phụ thuộc vào địa giới hành chính gắn với số hóa. Từ đó, xây dựng được nền hành chính hiện đại, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, góp phần cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh và chỉ số cải cách hành chính của xã trong thời gian tới.