Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc được ứng dụng đồng bộ đến tất cả các cơ quan hành chính nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã trong tỉnh. Hệ thống hoạt động hiệu quả, hỗ trợ trong công tác quản lý, điều hành tại các cơ quan, đơn vị, góp phần hiện đại hóa nền hành chính, thúc đẩy tiến trình xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số.
Việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc để gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng góp phần giảm thời gian, chi phí đi lại, giấy tờ của các đơn vị. Cán bộ, công chức, viên chức thay đổi tác phong, lề lối làm việc từ giải quyết công việc dựa trên giấy sang giải quyết trên môi trường điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả, năng suất làm việc của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt hơn. Quá trình vận hành hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc từng bước hình thành môi trường làm việc số, hiện đại hóa nền hành chính của tỉnh. Hệ thống hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan hành chính nhà nước kịp thời; giúp cán bộ, công chức, viên chức xử lý công việc nhanh thông qua việc quản lý, theo dõi, xử lý văn bản, giải quyết công việc, trao đổi thông tin nội bộ giữa cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ liên thông gửi, nhận văn bản với Văn phòng Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương thông qua trục liên thông văn bản quốc gia, liên thông gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan, địa phương trong tỉnh, liên tỉnh thông suốt, liên tục. Đặc biệt, hệ thống tích hợp việc ký số văn bản trực tiếp, giúp tiết kiệm thời gian, thuận tiện trong xử lý công việc, nâng cao công tác quản lý, điều hành, giám sát công việc của lãnh đạo cơ quan hành chính nhà nước. Đến nay, tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh đạt 100%, trừ văn bản mật; tỷ lệ báo cáo của các cơ quan nhà nước thực hiện trực tuyến đạt 100%.
Việc sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ để trao đổi công việc giữa cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước đạt hiệu quả tốt, tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo an toàn thông tin.
Trước đây, việc gửi, nhận hồ sơ, văn bản chủ yếu bằng giấy, qua dịch vụ bưu chính chuyển phát; thời gian lưu chuyển 1 văn bản có thể 1-2 ngày trong tỉnh, 3-5 ngày ngoài tỉnh, chưa kể trường hợp bị thất lạc. Khi áp dụng đồng bộ hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, tất cả văn bản đi đều trình bằng văn bản điện tử, lãnh đạo đơn vị sử dụng chữ ký số, chứng thư số, sau đó chuyển qua bộ phận văn thư đóng dấu cơ quan bằng điện tử và phát hành văn bản điện tử. Văn bản có thể gửi đi một lúc nhiều địa chỉ, góp phần giảm chi phí văn phòng phẩm, dịch vụ bưu chính, nhanh, chính xác trong chỉ đạo, điều hành.
“Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành tại địa phương; tạo môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, giúp thay đổi toàn diện tác phong làm việc của cán bộ, công chức, viên chức thông qua sử dụng môi trường mạng để xử lý công việc, hình thành tài liệu điện tử trên hệ thống”. Việc tạo hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ điện tử trên hệ thống giúp công tác sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của từng cá nhân, đơn vị khoa học, hiệu quả; công tác tra cứu, tìm kiếm thông tin dễ, nhanh, chính xác, đáp ứng yêu cầu thực thi công vụ./.